نرم‌افزارهای یکپارچه اتوماسیون اداری زمانی به اوج کارایی خود می‌رسند که بتوانند فرآیندهای مکاتبات اداری را در کوتاه‌ترین زمان ممکن، با دقت بالا و بدون هیچ‌گونه خطایی مدیریت کنند. این نرم‌افزارها با حذف موانع سنتی و کاهش وابستگی به فرآیندهای دستی، امکان انجام مکاتبات سازمانی را به‌صورت سریع، دقیق و کارآمد فراهم می‌کنند.
نرم افزار حاضر ، به عنوان بخشی از سیستمهای یکپارچه اداری و مالی آفیس یار به گونه ای طراحی شده است که می تواند به عنوان هسته سیستم ها در نظر گرفت بطوری که با ارتباط تنگاتنگ خود با تمامی سیستمهای آفیس یار و فرمهای ایجاد شده برای امضاء الکترونیکی ، امکانات و تسهیلات کارآمدی را در اختیار مدیران قرار می دهد.
یکی از ویژگیهای نوآورانه و کاربردی نسخه موبایل اتوماسیون اداری ایمن پرداز، قابلیت ایجاد و ویرایش پیشنویس نامه‌ها بدون نیاز به نرم‌افزار Word است. این ویرایشگر داخلی، سازگار با سیستم‌عامل‌های مختلف از جمله ویندوز، مک، اندروید و iOS طراحی شده و امکان دسترسی و استفاده را برای کاربران در هر شرایط و مکانی فراهم میکند.
زیرسیستم چند امضایی در بستر اتوماسیون اداری، ابزاری پیشرفته برای مدیریت فرآیندهای تایید و امضای دیجیتال است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد مکاتبات، قراردادها، و اسناد حساس خود را با سرعت و امنیت بیشتر مدیریت کنند.
تبدیل گفتار به متن در اتوماسیون ایمن پرداز، یکی از امکانات کاربرپسند و کاربردی است که نقش مهمی در تسهیل و تسریع فرآیندهای سازمانی ایفا میکند. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد که متن نامه‌ها یا ارجاعات را با صدای خود تهیه کرده و آن را به متن دیجیتالی و قابل ویرایش تبدیل کنند.
کاربر تنها کافی است متن موردنظر را در میکروفون متصل به دستگاه (رایانه یا تلفن همراه) بخواند و فرآیند تبدیل با چند کلیک ساده آغاز شده و نتیجه به سرعت در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
این قابلیت از تکنولوژی‌های پیشرفته برای تشخیص صدا و تبدیل دقیق آن به متن استفاده میکند و مناسب برای زمانی که تایپ‌کردن زمان‌بر یا دشوار است.
کاهش زمان لازم برای تهیه مکاتبات اداری و امکان تولید سریع محتوای متنی، حتی در شرایطی که امکان استفاده از صفحه‌کلید وجود ندارد.
سیستم میز خدمت الکترونیکی یک راهکار نوین برای تسهیل ارتباط میان سازمان و مشتریان یا ذی‌نفعان است که با استفاده از آن، خدمات سازمان به صورت الکترونیکی و یکپارچه ارائه می‌شود. این سیستم نقش یک درگاه الکترونیکی را ایفا میکند و قابلیت‌های زیر را در اختیار کاربران و سازمان قرار می‌دهد:
با استفاده از سامانه رهگیری شرکت ایمن پرداز شهروندان و مشتریان با در دست داشتن شماره و تاریخ نامه به راحتی می توانند گردش و مسیر گردش نامه یا اسناد خود را رویت ، یا نسبت به صحت نامه یا اسناد صادره توسط سازمان دست یابند.
نسخه موبایل با تکنولوژی PWA (Progressive Web App) راهکاری مدرن برای توسعه نرم‌افزارهای کاربردی است که ترکیبی از ویژگیهای اپلیکیشن‌های وب و موبایل را ارائه می‌دهد. این فناوری به کاربران اجازه می‌دهد تا از امکانات پیشرفته یک اپلیکیشن موبایلی (مانند دسترسی آفلاین، ارسال اعلان‌ها، و عملکرد سریع) در مرورگرهای وب استفاده کنند.
در سیستم های یکپارچه آفیس یار PWA ترکیبی ایده‌آل از اپلیکیشن‌های وب و موبایل است که می‌تواند تجربه کاربری مدرنی را فراهم کند. این تکنولوژی به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که به دنبال کاهش هزینه‌ها و افزایش دسترسی کاربران هستند، یک راهکار ایده‌آل است.
کاربرپسندی نرم‌افزارها (User-Friendliness) یکی از جنبه‌های کلیدی طراحی نرم‌افزار است که به توانایی کاربران در تعامل راحت، سریع، و کارآمد با یک نرم‌افزار اشاره دارد. نرم‌افزارهایی که کاربرپسند طراحی می‌شوند، تجربه کاربری (UX) بهتری ارائه می‌دهند، باعث افزایش بهره‌وری و رضایت کاربران می‌شوند و احتمال استفاده مداوم از نرم‌افزار را بالا می‌برند.
نرم افزار های حاضر ، به عنوان بخش های جدایی ناپذیر از سیستمهای یکپارچه اداری و مالی آفیس یار به گونه ای طراحی شده اند که می توانند با حذف کاغذ بازی ، امضاء های دستی و ارجاعات سنتی و ارتباط زنجیر وار و تنگاتنگ خود با یکدیگر و با خذف یا به حداقل رساندن دخالت نیروی انسانی در واحد های اداری ، امکانات و تسهیلات کارآمدی را در اختیار مدیران قرار می دهد .
اتوماسیون اداری بعنوان هسته مرکزی جهت تبادل اطلاعات و امضاء الکترونیکی تمامی فرم های واحد های مختلف اداری با زیر سیستمها عمل میکند.
این سیستم علاوه بر مدیریت مکاتبات و گردش آن‌ها، با ارائه قابلیت‌هایی مانند یکپارچگی زیرسیستم‌ها و ابزارهای همکاری سازمانی، امکان بهبود عملکرد سازمان و ارتقای بهره‌وری را فراهم میکند.
این سیستم برای بهبود روندهای ثبت نامه‌های وارده، صادره و داخلی، شماره‌گذاری، دسته‌بندی و ارجاع نامه‌ها به افراد یا بخش‌های مختلف ، ذخیره و آرشیو اسناد و مکاتبات برای دسترسی سریع و آسان استفاده می‌شود.
این سیستم به سازمان‌ها کمک میکند تا بتوانند به طور مؤثر و امن ارتباطات ایمیلی خود را مدیریت کنند. در این سیستم علاوه بر امکان ارسال و دریافت ایمیل‌ها، امکاناتی نظیر بایگانی، امنیت، کنترل دسترسی نیز وجود دارد.
این سیستم به طور معمول برای بهبود همکاری، تسریع فرآیندهای کاری و مدیریت مکالمات در محیط‌های تجاری و سازمانی استفاده می‌شود. هدف اصلی این سیستم بهینه‌سازی ارتباطات درون‌سازمانی و کاهش پیچیدگی‌های مرتبط با ارسال و دریافت پیام‌هاست.
سیستم مدیریت وظایف ایمن پرداز ابزاری است که برای برنامه‌ریزی، تخصیص، پیگیری و نظارت بر انجام وظایف مختلف در سازمان‌ها طراحی شده است. این سیستم به مدیران و تیم‌ها کمک می‌کنند تا وظایف روزانه، پروژه‌ها و اولویت‌های مختلف را به‌طور مؤثر مدیریت کنند.
یکی از امکانات کاربرپسند و کاربردی است که نقش مهمی در تسهیل و تسریع فرآیندهای سازمانی ایفا میکند. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد که متن نامه‌ها یا ارجاعات را با صدای خود تهیه کرده و آن را به متن دیجیتالی و قابل ویرایش تبدیل کنند.
سیستم تبادل فایل ایمن پرداز (File Sharing System) امکان انتقال، اشتراک‌گذاری و مدیریت فایل‌ها را بین کاربران یا دستگاه‌ها فراهم میکند. این سیستم برای بهبود همکاری، کاهش استفاده از ایمیل برای ارسال فایل‌ها، و اطمینان از دسترسی سریع به داده‌ها طراحی شده‌اند.
سیستم میز خدمت الکترونیکی یک راهکار نوین برای تسهیل ارتباط میان سازمان و مشتریان یا ذی‌نفعان است که با استفاده از آن، خدمات سازمان به صورت الکترونیکی و یکپارچه ارائه می‌شود. این سیستم نقش یک درگاه الکترونیکی را ایفا میکند .
امکان ارسال پیامک‌های انبوه یا تکی به شماره تلفن همراه را برای اهداف مختلف فراهم می کند. این سامانه ایمن پرداز معمولاً توسط کسب‌وکارها، سازمان‌ها، و حتی افراد برای برقراری ارتباط سریع و مؤثر با مشتریان، مخاطبان یا کارکنان استفاده می‌شوند.
