سیستم مدیریت ایمیل سازمانی (Enterprise Email Management System) به مجموعه‌ای از ابزارها و فرایندها گفته می‌شود که برای مدیریت، ذخیره‌سازی، جستجو، پردازش، و حفاظت از ایمیل‌ها در یک سازمان طراحی شده است. این سیستمها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بتوانند به طور مؤثر و امن ارتباطات ایمیلی خود را مدیریت کنند. در این سیستمها علاوه بر امکان ارسال و دریافت ایمیل‌ها، امکاناتی نظیر بایگانی، امنیت، کنترل دسترسی نیز وجود دارد.
سیستم‌های مدیریت ایمیل سازمانی ایمن پرداز به‌ویژه برای شرکت‌های بزرگ و سازمان‌های دولتی که نیاز به مدیریت حجم زیادی از ایمیل‌ها دارند، بسیار ضروری می باشد.
این سیستمها به کاربران این امکان را می‌دهند که ایمیل ارسال کنند، دریافت کنند، و آن‌ها را در پوشه‌های مختلف مرتب کنند.
ایمیل‌های ارسالی و دریافتی می‌توانند به صورت خودکار در سرورهای بایگانی ذخیره شوند. این کار به حفظ سوابق ارتباطات کمک میکند و دسترسی به آن‌ها را برای مدت زمان طولانی فراهم می‌سازد.
این سیستم قابلیت‌هایی مانند رمزگذاری ایمیل‌ها، شناسایی اسپم و فیشینگ، و جلوگیری از حملات سایبری را دارند. همچنین می‌توانند اقدامات امنیتی مانند احراز هویت دو مرحله‌ای و فیلتر کردن پیوست‌های مشکوک را پیاده‌سازی کند.
سیستم مدیریت ایمیل سازمانی ایمن پرداز ابزار پیشرفته‌ای برای جستجو و بازیابی سریع ایمیل‌ها و پیوست‌ها دارد. این امکان برای استفاده‌های حقوقی و اداری ضروری است.
در این سیستم می‌توان دسترسی کاربران به ایمیل‌ها را بر اساس نقش‌ها و نیازهای سازمان تنظیم کرد. برای مثال، مدیران می‌توانند بر فعالیت‌های ایمیلی کارکنان نظارت کنند.
این سیستم می‌توانند با دیگر ابزارهای سازمانی مانند سیستم‌های مدیریت منابع انسانی،سیستم اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت وظایف و سایر سیستم های یکپارچه ایمن پرداز همکاری یکپارچه داشته باشد.
اتوماسیون اداری بعنوان هسته مرکزی جهت تبادل اطلاعات و امضاء الکترونیکی تمامی فرم های واحد های مختلف اداری با زیر سیستمها عمل میکند.
این سیستم علاوه بر مدیریت مکاتبات و گردش آن‌ها، با ارائه قابلیت‌هایی مانند یکپارچگی زیرسیستم‌ها و ابزارهای همکاری سازمانی، امکان بهبود عملکرد سازمان و ارتقای بهره‌وری را فراهم میکند.
این سیستم برای بهبود روندهای ثبت نامه‌های وارده، صادره و داخلی، شماره‌گذاری، دسته‌بندی و ارجاع نامه‌ها به افراد یا بخش‌های مختلف ، ذخیره و آرشیو اسناد و مکاتبات برای دسترسی سریع و آسان استفاده می‌شود.
این سیستم به سازمان‌ها کمک میکند تا بتوانند به طور مؤثر و امن ارتباطات ایمیلی خود را مدیریت کنند. در این سیستم علاوه بر امکان ارسال و دریافت ایمیل‌ها، امکاناتی نظیر بایگانی، امنیت، کنترل دسترسی نیز وجود دارد.
این سیستم به طور معمول برای بهبود همکاری، تسریع فرآیندهای کاری و مدیریت مکالمات در محیط‌های تجاری و سازمانی استفاده می‌شود. هدف اصلی این سیستم بهینه‌سازی ارتباطات درون‌سازمانی و کاهش پیچیدگی‌های مرتبط با ارسال و دریافت پیام‌هاست.
سیستم مدیریت وظایف ایمن پرداز ابزاری است که برای برنامه‌ریزی، تخصیص، پیگیری و نظارت بر انجام وظایف مختلف در سازمان‌ها طراحی شده است. این سیستم به مدیران و تیم‌ها کمک می‌کنند تا وظایف روزانه، پروژه‌ها و اولویت‌های مختلف را به‌طور مؤثر مدیریت کنند.
یکی از امکانات کاربرپسند و کاربردی است که نقش مهمی در تسهیل و تسریع فرآیندهای سازمانی ایفا میکند. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد که متن نامه‌ها یا ارجاعات را با صدای خود تهیه کرده و آن را به متن دیجیتالی و قابل ویرایش تبدیل کنند.
سیستم تبادل فایل ایمن پرداز (File Sharing System) امکان انتقال، اشتراک‌گذاری و مدیریت فایل‌ها را بین کاربران یا دستگاه‌ها فراهم میکند. این سیستم برای بهبود همکاری، کاهش استفاده از ایمیل برای ارسال فایل‌ها، و اطمینان از دسترسی سریع به داده‌ها طراحی شده‌اند.
سیستم میز خدمت الکترونیکی یک راهکار نوین برای تسهیل ارتباط میان سازمان و مشتریان یا ذی‌نفعان است که با استفاده از آن، خدمات سازمان به صورت الکترونیکی و یکپارچه ارائه می‌شود. این سیستم نقش یک درگاه الکترونیکی را ایفا میکند .
امکان ارسال پیامک‌های انبوه یا تکی به شماره تلفن همراه را برای اهداف مختلف فراهم می کند. این سامانه ایمن پرداز معمولاً توسط کسب‌وکارها، سازمان‌ها، و حتی افراد برای برقراری ارتباط سریع و مؤثر با مشتریان، مخاطبان یا کارکنان استفاده می‌شوند.
