یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی چیست؟

یکپارچه سازی نرم افزار (Software integration) همان فرایند ترکیب برنامه‌ها یا عناصر نرم افزارهای جداگانه در یک سیستم اصلی است. سطح ادغام این برنامه‌ها می‌تواند از سیستم‌های بزرگ‌تر با اندازه و پیچیدگی قابل توجه تا ترکیب اجزایی که نسبتا کوچک هستند، متغیر باشد. در نتیجه‌ی ادغام این برنامه‌های متعدد، یک پایگاه داده مشترک داریم که خودکارسازی وظایف را آسان می‌کند.

وقتی به دنبال جواب این سؤال هستیم که یکپارچه سازی نرم افزار چیست باید به ذهن بسپاریم که عوامل مختلفی می‌توانند بر سهولت یا دشواری ادغام برنامه‌های ما تأثیر بگذارند. برای نمونه تفاوت در زبان برنامه و سایر مسائل فنی، مانند معماری هر نرم افزار، می‌توانند مشکلاتی را برای ما ایجاد کنند؛ بنابراین، تلاش برای یکپارچه سازی آنها گاهی اوقات یک کار سخت و البته طاقت فرسا است و چنین درخواستی مستلزم کار وقت گیر و همچنین پرهزینه می باشد.

اهمیت یکپارچه سازی نرم افزارها

این مسئله توسط متخصصان تضمین شده است که هر سازمان بعد از ادغام سیستم‌های نرم افزاری خود، افزایش عملکرد را تجربه می‌کند. برای درک بهتر جواب این سؤال که اهمیت یکپارچه سازی نرم افزار چیست، به یاد بسپارید که با همگام‌سازی نرم‌افزار منابع انسانی و سیستم زمان‌بندی کارکنان می‌توانیم به خودکارسازی فرایندهای حقوق و دستمزد کمک کنیم ضمن اینکه با بهبود دقت در پرداخت هم مواجه هستیم.

بدیهی است که با به دست آوردن یک عملکرد بهینه، حتما بهره‌وری بیشتر و امنیت بالاتری را هم به دست می‌آوریم. اگر از چندین برنامه سیستم نرم افزاری استفاده کنیم، احتمالا هر زمان که به اطلاعاتی نیاز داریم، صفحات زیادی را جستجو خواهیم کرد. این مسئله هم خسته کننده و هم وقت گیر است. به خصوص زمانی که به طور مکرر بین برنامه‌ها سوئیچ می‌کنیم. یکپارچه سازی برنامه‌های کاربردی ما می‌تواند این مشکل را با اتصال همه ابزارهای ضروری با یک پلت فرم (یا رابط مرکزی) برطرف کند. همچنین استفاده از سیستم یکپارچه سازی برنامه‌ها، به ما اجازه می‌دهد اطلاعات را به راحتی و مهم‌تر از آن بدون نگرانی در مورد نقض امنیت یا از دست رفتن داده‌ها، به اشتراک بگذاریم.

نرم افزار ERP چیست؟

در کلی ترین مفهوم، ERP نوعی نرم افزار است که طیف گسترده ای از فعالیت های کاری یک شرکت یا سازمان را مدیریت می کند. ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning و به معنی «برنامه ریزی منابع سازمانی» است که از اطلاعات متمرکز و داده ها برای مدیریت بخش های مختلف کسب و کار استفاده می کند.

اینجاست که قدرت واقعی ERPها قابل مشاهده است. شرکت ها می توانند از بینش ها و تحلیل های تجاری برای افزایش همکاری بین کارمندان، رسیدن به اهداف کلیدی در بخش های مختلف و صرفه جویی در زمان و هزینه در بلندمدت استفاده کنند. سیستم های ERP ابزارهای انعطاف پذیری هستند که انواع مختلف عملکردها را در یک پلتفرم گروه بندی می کنند که اغلب در تمام حوزه های اصلی کسب و کار گسترش می یابد، مانند:

• اتوماسیون اداری(مکاتباط)
• سیستم مدیریت منابه انسانی
• سیستم های یکپارچه مالی
• سیستم های شهرسازی و معماری و درآمد و ....

مزایای یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی

در يكپارچه سازي اطلاعات، بر خلاف سيستهاي ديگر كه ممكن است هر يك از بخشهاي اتوماسیون اداری ،سیستم حسابداری مالي،سیستم مدیریت منابع انسانی ، فروش، توليد و... گزارشهاي ضد و نقيضي در مورد فعاليتها و سهم خود در افزايش ميزان درآمد شركت ارائه دهند،ERP به شركت كمك خواهد كرد كه اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و كامل از يك سيستم بدست آورد.

• تصمیم گیری ساده : بدست آوردن یک نمای کامل با یکپارچه سازی نرم افزارها، فرایند تصمیم گیری را ساده می کند. زیرا نیاز به جابجایی بین برنامه های مختلف را از بین می برد و دستیابی به داده هایی را که ممکن است بر تصمیمات ما تاثیر بگذارند، آسان می کند.
• تجزیه و تحلیل پیشرفته : داده های مورد نیاز ما را برای یک تحلیل پیشرفته، زمانی معنادارتر و البته قدرتمندتر هستند که در یک برنامه با هم جمع شوند. تجزیه و تحلیل داده های متعدد با جمع آوری آنها در یک مرکز اصلی هم سریع و هم بهتر انجام می شود.
• خدمات بهتر به مشتریان : دسترسی سریع و آسان به اطلاع مشتریان، برای حفظ روابط موثر حیاتی است. چنین توانایی با ادغام نرم افزار CIT و یا CRM ما را به حدی می رساند که به طور موثرتری به مشتریان کمک کنیم.
• بهبود همکاری تیمی

کاهش پیچیدگی و اتوماسیون فرآیندها

سیستم‌های یکپارچه کمک می‌کنند که فرآیندهای مختلف مانند مالی، منابع انسانی، تولید، فروش و انبارداری و ... به‌طور خودکار و بدون نیاز به مداخله دستی هماهنگ شوند. این امر باعث کاهش اشتباهات انسانی و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

دستیابی به اطلاعات دقیق و به‌موقع

در سیستم‌های یکپارچه، اطلاعات در سطح سازمان به صورت یکپارچه جمع‌آوری و پردازش می‌شوند. این باعث می‌شود مدیران و کارکنان به اطلاعات دقیق و به‌موقع دسترسی داشته باشند تا تصمیمات بهتری بگیرند.

بهبود همکاری بین واحدها

با وجود سیستم‌های یکپارچه، واحدهای مختلف سازمان به راحتی می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و اطلاعات لازم را به اشتراک بگذارند. به‌طور مثال، واحد فروش می‌تواند به‌راحتی به اطلاعات موجودی انبار دسترسی پیدا کند و یا واحد منابع انسانی می‌تواند از داده‌های مالی برای محاسبه حقوق کارکنان استفاده کند.

مدیریت بهتر منابع

این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند که منابع خود را به‌طور بهینه‌تر مدیریت کنند. برای مثال، با استفاده از اطلاعات یکپارچه، می‌توان موجودی کالا را بهتر مدیریت کرده و از بروز کمبود یا مازاد کالا جلوگیری کرد.

کاهش هزینه‌ها

با حذف تکرار و هم‌پوشانی کارها و فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهند. همچنین به‌دلیل بهبود در تصمیم‌گیری و استفاده بهینه از منابع، سازمان‌ها قادر به کاهش هزینه‌های غیرضروری خواهند بود.

تقویت تصمیم‌گیری استراتژیک‌

با حذف تکرار و همسیستم‌های یکپارچه اطلاعات کلیدی را به‌طور متمرکز و در زمان واقعی در اختیار مدیران قرار می‌دهند. این امر به آنها کمک می‌کند تا بر اساس داده‌های دقیق‌تر و تحلیل‌های بهتر، تصمیمات استراتژیک بگیرند.